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檔案管理系統(tǒng)產品介紹

所屬欄目:應用系統(tǒng) | 作者:智遠科技

1、檔案管理系統(tǒng)簡介

檔案管理系統(tǒng)主要是數字化檔案系統(tǒng),提供紙質檔案與電子檔案統(tǒng)一管理,以檔案全生命周期管理為核心,支持檔案收集、檔案著錄、檔案利用、檔案變更、檔案銷毀等全過程,實現對檔案收集、保管、處置、利用的電子化流程管理;通過流程對檔案借閱的在線審批操作,實現電子檔案的科學化、規(guī)范化管理;

數字化檔案系統(tǒng)也支持傳統(tǒng)載體檔案和電子文件檔案的不同管理要求,能夠提供傳統(tǒng)檔案數字化后相關載體關聯(lián)管理,包含紙質檔案管理、盤點檔案室管理等;同時能夠接收來自不通系統(tǒng)產生的電子文件和業(yè)務元數據,支持按照不同檔案類型配置單獨的元數據結構;



2、適用場景

檔案收集管理:建立電子檔案庫,將收集的紙質檔案和電子檔案進行統(tǒng)一存放管理,歸檔入庫;

快速調取檔案:利用實時搜索、OCR識別等,多種途徑快速定位檔案,查看檔案的具體信息;

精細化權限管理:數據權限控制體系、四層密級管理、不同角色對應不同的密級,實現系統(tǒng)內的操作安全管控;

實體庫房電子化:記錄檔案室的使用情況,支持一個檔案室下建立多個檔案柜,充分利用檔案室空間;



3、產品功能

檔案管理系統(tǒng)通過建立統(tǒng)一的標準,全面管理檔案資料 ,規(guī)范整個文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理,從檔案的收集整理、入庫、查詢、利用、借閱、鑒定銷毀、等方面進行全方位的管理,實現檔案的有序化、規(guī)范化管理,檔案資料的一體化、標準化、和共享化。通過檔案檢索也可方便工作人員使用能夠快速定位檔案存儲位置,實現檔案著錄、收集、借閱、銷毀、等功能,實現快速追蹤定位檔案使用相關信息,檔案入庫、出庫、變更、盤點等全過程的數字化管理,可解決實體檔案保管的問題,比如檢索不便,管理記錄混亂等;同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式,以服務模型為業(yè)務管理基礎,業(yè)務流和數據流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。



4、產品優(yōu)勢

動態(tài)化修改原型:根據客戶對檔案數據內容字段的要求不同,檔案的原型可進行動態(tài)修改。

流程動態(tài)化管理:相關審核/審批流程可動態(tài)化配制,在線支持DPM協(xié)議的流程繪制。

檔案信息云存儲:檔案相關信息可以進行云存儲,確保檔案的安全,不易丟失、不易被篡改。

快速定位檔案:檔案檢索可解析PDF、excel\word文檔,可快速定位到用戶想要的檔案,十分便捷。



5、業(yè)務框架

檔案系統(tǒng)功能框圖


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